Makalah Adm Pendidikan. ” Sistem Informasi Manajemen”

 BAB I

PENDAHULUAN

Perencanaan, pengorganisasian, kepemimipinan, dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan merupakan kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses  pengambiln keputusan. Semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi.

Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen – SIM (Management Information System) yaitu “ suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajer secara teratur”. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan  serta hasil-hasil yang dicapai.

Menurut Shorade dan Voich (1994), informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensial agar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif. Sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen (SIM)  sebagai suatu sistem berbasis computer yang menyajikan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu ensitas organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah satu sistem utamanya menjelaskan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa mendatang.

Dengan kata lain, Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atau perorangan. Informasi itu sendiri, merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan makna (worth). Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi, ataupun situasi.

Apabila data yang masuk telah diproses dan dianalisis maka data itu menjadi informasi yang penting, dibutuhkan, dan berarti bagi pengambilan keputusan, baik yang menyangkut kegiatan organisasi maupun manajerial. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah:

    Perlu diidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan

    Perlu ditentukan suber data dan informasi yang dibutuhkan.

    Perlu ditentukan siapa yang membutuhkan informasi dan kapan.

    Perlu dikomunikasikan informasi itu secara tepat, terpercaya kepada pengguna.

Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainya, yaitu:

    Uniformity;

    Lengkap;

    Jelas; dan

    Tepat waktu.

Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi. Pertanyaannya adalah SIM efektif itu yang bagaimana? SIM yang efektif yaitu SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecah masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya. Informasi yang berlebihan dan tidak akurat, serta tidak tepat waktu, selain  biayanya mahal, juga tidak berguna.

KONSEP DASAR

    A.    Pengertian

Dalam kehidupan masyarakat luas kata “informasi” pada umumnya sudah tidak dipandang lagi sebagai istilah asing. Dalam pembicaraan umum di masyarakat sering para pembicara memaksudkannya sebagai berita atau keterangan yang adakalanya di identikkan dengan data. Data mempunyai kaitan erat dengan informasi dan biasa pula terjadi suatu hal yang sama dikatakn data dan juga dikatakan informasi. Perbedaannya ditentukan dengan adanya proses dan kepentingan dan maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Sedangkan data tidak terikat oleh kedua hal tersebut. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi stelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai dengan kepentingannya. Atau dengan perkataan informasi adalah suatu data terpilih yang telah diproses dalam suatu system untuk menjadikannya dapat memberikan arti. Untuk memahami secara mendalam tentang SIM, banyak para ahli yang telah mengemukakan pendapatnya yang intinya sebagai berikut : “ SIM adalah jaringan prosedur pengelolaan data mulai dari pengumpulan data, pengelolaan, penyimpanan, pengambilan, penyebaran dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, untuk dasar pembuatan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

    B.     Komponen-komponen Sistem Informasi Manajemen

Jika dikaji secara seksama ternyata SIM ini terbentuk karena adanya unsur yang mendukungnya. Unsur SIM ini meliputi unsur system, unsur informasi dan unsur manjemen. Seperti yang dikemukaka oleh seorang ilmuan yang bernama Idochi Anwar.

    1.      Sistem

Yang dimaksud dengan sistem adalah seperangkat alat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh Prajudio Atmosudirjo (1979:231) bahwa :

System adalah setiap sesuatu yang terdiri atas objek-objek, atau unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur tersebut merupakan suatu pemrosesan atau pengolahan tertentu.

Jika suatu system tertentu diidentifikasikan, maka sering terdapat sejumlah system yang lebih kecil, yaitu yang dinamakan subsistem. Bila terus dianalisis, akan sampai pada elemen-elemen dasarnya. Seperti yang dikatakan oleh Burch dan Stater (1974;4), bahwa: “Suatu system dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian yang disatukan,  yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.

Setiap bagian dalam organisasi selalu membutuhkan keputusan ytang cepat dan tepat. Juga membutuhkan bagian yang lain untuk pembuatan keputusan, apalagi top managernya. Keputusan yang dicetuskan sangat tergantung pada data-data/informasi dari berbagai  subsistem. Maka disini perlu dirancang SIM, sehingga ajaran system dapat dianggap sebagai suatu metode untuk memcahkan masalah.

Dengan menggunakan pendekatan system dalam proses manajemen, diharapkan pengelolaan data dapat dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional dan ilmiah. Terutama sangat dibutuhkan di organisasi yang sangat besar memiliki berbagai devisi/bagian dan semuanya itu tertuju pada tujuan yang sama.

    2.      Informasi

Komponen SIM yang kedua adalah Informasi, yaitu merupakan unsur inti dalam SIM. Karena informasi inilah yang dijadikan sebagai system, dan dikelola dengan pendekatan system. Namun tidak berarti system informasi menajemen berdiri dengan tanpa unsur system dan unsur management. Ketiganya tidak dapat dipisahkan.

Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengelolaan tertentu lalu menjadi informasi.

Jelaslah kiranya bahwa dara merupakan sumber informasi, merupakan bahan informasi dan dengan sendirinya erat hubungannya dengan informasi.

Pengertian data dalam SIM, merupakan hasil dari kajian-kajian ilmiah dan dapat didapatkan secara ilmiah pula. Oleh karena itu dijelaskan pula oleh N.A. Ametembun ( 1980:137), bahwa : Data adalah fakta-fakta yang diperoleh melalui penelitian empirik atau observasi. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah “behavior initiating”, stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima, dalam bentuk tanda atau sandi merupakan “output” dari pengolahan data.

Setelah dijelaskan apa makna “data” dan apa “informasi”, perlu memahami bahwa informasi yang diterima pembuat keputusan, melalui tata cara, urutannya yang jelas/tertentu, yang melibatkan pelbagai bagian yang saling berhubungan, saling ketergantungan, saling memerlukan satu sama lainnya.

Proses penyajian informasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan, sampai kepada terciptanya informasi yang diterima pembuat keputusan, perlu dikelola dengan baik, direncanakan, diorganisasikan,  digerakkan dan diawasi sehingga terbentuk suatu informasi yang efektif. Yaitu informasi yang akurat, cepat, fungsional, relevan, ringkas dan lengkap untuk pembuatan keputusan.

Kriteria bagi suatu SIM yang efektif adalah sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang paling penting artinya bagi perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi.

Perlu dipahami bahwa bahwa informasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah data-data yang telah diolah menjadi bentuk yang bermakna bagi penerima dan berguna bagi pembuat keputusan-keputusanm, sekarang dan yang akan datang.

Dikatakan data adalah fakta-fakta kegiatan ogranisasi dengan unitnya. Untuk keperluan penulisan data dikertas atau kartu dan pemasukan data ke komputer, maka data dapat dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu yang pertama data statis, dan yang kedua data dinamis. Data statis adalah jenis data yang umumnya tidak berubah dan jarang berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor, dan lain sebagainya. Sedangkan data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yang singkat (harian), atau agak lama (semesteran) dan lain-lain. Data jenis ini sering mengalami peremajaan (updating) data. Contoh data tersebut seperti buku tabungan, data gaji, data kepangkatan, data nilai siswa, Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)  mahasiswa dan sebagainya.

    C.    Manajemen

Komponen ketiga yaitu manajemen, yang merupakan proses pengelolaan, pengumpulan data, hingga menjadi informasi termasuk proses pentransferan informasi kepada yang memerlukan.

Unsur manajemen ini merupakan serangkaian proses pengelolaan seperti yang diungkapkan oleh George R. Terry (1997:4) bahwa :

Mangement is a distinct proses consisting of planing, organizing, actuating, and controlling, performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources. ( manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaanm pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.)

Dalam hubungannya dengan istilah ‘sistem informasi manjemen,” manajemen dipandang sebagai orang-orang, yakni semua orang yang mempunyai fungsi atau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja. Dengan kata lain, yang dimaksud dengan manjemen di sini adalah manajer.

Manajer memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya. Sebagaimana dalam Webster’s New World Dictionary dijelaskan bahwa : manajer adalah seseorang yang memimpin semua hal dari suatu perusahaan, badan atau lembaga, team, dan sebagainya.

Manajemen dapat pula dipandang sebagai serangkaian pengelolaan yang menggunakan fungsi manajemen. Dalam sistem informasi, manajemen berarti proses informasi selalu memerlukan penerapan fungsi-fungsi manajemen dari mulai perencanaan, pengumpulan data, penyimpanan, sampai dengan penyebaran informasi. Dengan demikian penerapan manajemen sebagai proses terhadap sistem informasi manajemen adalah penyerapan fungsi-fungsi manajemen, yaiut perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan dalam setiap kegiatan informasi manajemen.

Dalam sistem informasi manajemen, seorang pemimpin tidak akan mampu bekerja tanpa dibantu oleh bawahannya. Karena SIM tidak menerima data dari atasan atau satu bagian dari organisasi saja, tetapi dari semua bagian. Sehingga diperlukan bawahan secara spesifik menagani informasi yang diterima dari bagian-bagian lain.

Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pimpinan kepada bawahan untuk mencapai tujuan organisasi.

    1.      Pengembangan Sistem Informasi Manajamen

Pada dasarnya ada dua pihak utama yang terlibat lansung dalam upaya mengembangkan suatu sistem informasi untuk manajemen suatu organisasi, yaitu analisis sistem dan manajer. Orang yang merencanakan sistem informasi untuk manajemen, mengkaji untuk kerjanya, merancang perbaikannya dalam suatu sistem biasanya dikatakan sebagai seorang analisis sistem. Karena itu dia tidak hanya perlu mengenal medan sistem dimana informasi hendak dikembangkan, tetapi terutama ia harus menguasai seluk beluk informasi itu sendiri. Namun demikian fungsi analisis sistem yang intinya merancang sistem informasi untuk mengotimalkan keterhubungan orang-orang, material, mesin, dan uang nampak seperti layaknya seorang manajer. Maka dalam kaitan ini seorang manajer dapat dipandang sebagai seorang operator sistem yang menentukan rincian kritis sistem informasi yang dibutuhkan dan karenanya ia pun dapat sebagai analisis sistem (Bocchino:1972). Dengan demikian bagi kalangan organisasi pendidikan pada lingkup ysng relatif kecil (sekolah) sebaiknya para kepala sekolah berperan sebagai manajer sekaligus sebagai analisis sistem. Untuk itu mereka dituntut untuk mengenal dasar-dasar konsepsional dan praktik keinformasian yang cocok untuk diterapkan di lingkungan kerjanya. Adapun langkah-langkah yang dapat ditempuh  dalam mengembangkan informasi meliputi :

    Studi fisibilitas

    Menentukan persyaratan sistem

     Merancang dan menerapkan sistem yang  perangkatnya terdiri atas basis data (data base), persiapan fisik, langkah-langkah kerja solusi prpgram.

    Perubahan keorganisasian

    Pengetesan solusi

    Konservasi

    Manajemen proyek

Dalam kaitan inilah proses pengembangan sistem informasi manajemen memungkinkan mencapai taraf kualitas yang memadai. Hanya saja kunci utamanya tetap pada unsur manusia yang terlibat di dalamnya.

Karena itu untuk mewujudkan keterpaduan sistem yang utuh dalam pengembangan sistem informasi nasional pendidikan sangat dituntut kemelekan para manajer disetiap tingkatan terhadap dasar-dasar pengelolaan informasi yang dioptimalisasikan. Setidaknya mereka tidak hanya menyadari dan memberikan dorongan bagi operasi sistem secara konsisten berdasarkan prinsip-prinsip dan ketentuan organisasi, tetapi mereka mesti secara nyata memenuhi pelaksanaan operasi itu sendiri. Jadi bila seorang guru atau kepala sekolah harus menyampaikan laporan, maka ia harus melaksanakannya dengan cara, metri waktu, dan format yang diminta  serta memenuhi kriteria objektivitas. Dengan demikian ia bukanlah saja menjalankan sebagian dari tugasnya, tetapi lebih jauh telah berkonsentrasi sebagaimana bagi kemungkinan sisten informasi yang mencakupi wilayah kerjanya sebagaimana mestinya.

Cara, materi, waktu, format, dan objektivitas merupakan faktor esensial bagi pengelolaan basis data pada suatu sistem informasi. Dengan demikian basis data harus dikendalikan secara sentral. Maksudnya agar ada keterkaitan logis antara berbagai jenis dalam suatu data sehingga basis data dapat terjadi.

    2.      Proses Pengelolaan Data Dalam Sistem Informasi Manajemen

Proses kerja suatu SIM merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampai dengan balik. Alur ini dimulai dengan rencana dari standar tujuan itu dan dilakukanlah proses masukan data. Kemudian dilanjutkan dengan proses pengolahan data. Hasil pengolahan itu dijadikan umpan balik terhadap perencanaan standar. Bila memenuhi rencana dan standar, maka dilanjutkan dengan penyampaian hasil pada manajemen untuk mengevaluasi proses kerja SIM, yang kemudian akan bergerak lagi sesuai dengan kebutuhan.

Burt Scanlan dan J. Bernard Keys yang dikutip Moekijat (1991:42), menggambarkan bagaimana proses kerja suatu sistem informasi manajemen.

Alur yang tergambar dalam anatomi sistem informasi manajemen diatas merupakan salah satu kriteria efektifitas suatu SIM. Untuk mengetahui efektifitas suatu SIM, Moekijat (1991:42) telah mengemukakan bahwa : Untuk menentukan jaringan yang efektifitas bagi suatu SIM telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

    Data atau informasi apakah yang dibutuhkan?

    Bagaimana data atau informasi itu dibutuhkan?

    Siapa yang membutuhkan?

    Dimana data atau informasi itu dibutuhkan?

    Dalam bentuk apa informasi itu dibutuhkan?

    Berapa biaya data atau informasi itu?

    Prioritas apa yang akan diberikan oleh bermacam-macam data?

    Mekanisme apakah yang akan ditentukan untuk mnyortir informasi, menyusunnya, menggunakannya menjadi bentuk yang berarti, dan menyampaikan informasi yang telah dipersatukan kepada pengambil keputusan untuk mengambil tindakan?

    Bagaimana peraturan kontrol umpan balik akan disediakan bagi manajemen?

    Mekanisme apakah yang akan ditentukan untuk dapat terus-menerus menilai dan memperbaiki sistem informasi manajemen?

Pendapat Moekijat diatas telah cukup untuk memahami bagaimana batasan-batasan SIM yang efektif. Bahwa SIM itu bisa dikatakan efektif bila data atau informasi itu terdapat kesesuaian antara yang memerlukan dan menyiapkan tepat waktu, pemberi data atau informasi memahami orang atau bagian yang membutuhkan data, seperti sikap dan emosinya, informasi yang diberikan sesuai dengan tempat diterimanya informasi atau data, bentuk informasi dapat diterima oleh yang memerlukan, informasi mengalir secara kontinu urutan data atau informasi yang dibutuhkan, data atau informasi diolah oleh mekanisme yang cepat dan tepat, umpan balik yang mengalir kebagian perencanaan sehingga perbaikan dapat berkelanjutan, mekanisme kerja diperbaiki secara kontinu sesuai dengan umpan balik.

Pemrosesan data sangat penting, karena penerima informasi, seperti para pimpinan tidak mungkin dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat, bila yang diterimanya sebagai bahan pembuatan keputusan itu berupa data yang belum dproses dengan baik.

Pemrosesan data yang dimaksud adalah pemrosesan data yang dilakukan oleh para kepala sekolah dasar yang meliputi bidang administrasi umum, supervis, personil, peserta didik, kurikulum, sarana dan prasrana sekolah, keuangan, Humas. Untuk lebih jelas bahasan teoritis tentang pemrosesan data dibawah ini akan dijelaskan.

    a.      Pengumpulan Data

Seperti yang telah dikemukan oleh Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah dan yang penting artinya untuk pengambilan keputusan. Jadi untuk memperoleh informasi, tindakan pertama adalah mengumpulkan data untuk diolah menjadi informasi, dan metode pengumpulan data sebagai berikut :

1)      Melalui pengamatan secara lansung

Dalam hal ini pengamat sendiri yang lansung mengamati ke objek yang telah ditentukan. Sehingga dengan metode ini data-data dapat dikumpulkan dengan cermat, karena pengamat sendiri yang mengumpulkannya. Efektivitas metode ini  berkurang ketika organisasi menjadi besar dan luas, sehingga data yang harus dikumpulkan menjadi lebih kompleks dan banyak , waktu yang dibutuhkan menjadilebih lama.

2)      Melalui wawancara

Salah satu cara untuk menanggulangi banyaknya bagian yang harus diamati adalah dengan wawancara, yang dapat diwakilkan pada orang lain. Makin luas dan banykanya bagian dalam organisasi, akan makin banyak personil yang disiapkan untuk menjadi pewawancara. Namun demikian ketelitian dalam wawancara akan tergantung kepada pewawancara, sehingga hasilnya sedikit akan terpengaruhi wawancara.

3)      Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita)

Dalam hal ini koresponden diminta untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada pengamat. Angka-angka yang diberikan mereka mungkin hanya merupakan perkiraan saja.

Keuntungan metode ini adalah sangat murah dan meliputi daerah yang sangat luas. Sedangkan kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurang teliti.

4)      Melalui daftar pertanyaan

Metode ini akan lebih efesien dibandingakan dengan wawancara, karena melalui daftar pertanyaan ini proses pengumpulan data tidak memerlukan wawancara. Daftar pertanyaan dapat lansung diberikan kepada pembawa data, sehingga memungkinkan lebih cepat. Tetapi hal ini pun ada kekurangannya, yaitu bila pemberi data tidak mengembalikan daftar pertanyaan yang telah diisinya atau tidak mengisi sama sekali. Untuk mengatasinya maka pertanyaan-pertanyaan harus dibuat sesederhana mungkin, mudah dimengerti dan tidak perlu diberi penjelasan.

    b.      Pengolahan Data

Pengolahan data adalah sesuatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah-langkah perumusan atau pola-pola tertentu, untuk mengubah data menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya berguna.

Dalam ensklopedi administrasi (1989:109), dinyatakan bahwa : Data processing diterjemahkan sebagai pemrosesan keterangan. Dan berarti serangkaian aktivitas dalam bidang tatausaha yang mencatat, mengolah, mengirim atau menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi secara cermat dan tepat.

Dalam melakukan pengolahan data diatas, maka diperliukan metode yang cocok atau sesuai dengan kebutuhan pengolahan data. Untuk itu Burch dan Stater (1974:27), mengungkapkan empat metode pengolahan data yaitu :

a)      Metode Manual, dalam metode ini semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan penting seperti pensil, pena, dan mistar hitung.

b)      Metode Elektromechanical, metode ini sesunggunnya merupakan gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang kepala sekolah yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting machine).

c)      Metode Punch Card Equipment

Dalam metode ini menggunkan semua alat yang dipergunakan apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit. Prinsip warkat unit ini adalah bahwa data mengenai seseorang, suatu objek, atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu. Sejumlah kartu mengandung data tentang subjek yang sama (misalnya daftar gaji dan inventaris) digabungkan bersama untuk membentuk suatu file.

d)     Metode elektronik komputer

Metode ini menggunakan komputer dalam mengelolah datanya. Komputer disini berarti suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu sistem unit pengolahan pusat dan alat keluaran.

    c.       Penyimpanan Data

Penyimpanan data termasuk didalamnya pengarsipan. Tujuan penyimpanan atau pengarsipan ini adalah :\

a)      Sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambil

b)      Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

Hal ini sejalan dengan yang di kemukakan oleh Burch dan Stater yang dikuti Moekijat (1986:23), bahwa : “ Penempatan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, mikrofilm. Agar data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali bila diperlukan.

    d.      Pengeluaran Data

Yang dimaksud dengan pengeluaran data atau informasi adalah memindahkan data atau informasi dari bagian SIM kebagian yang memerlukan, terutama pada pembuatan kebijakan. Sesuai dengan yang dikemukakan oleh Moekijat (1986:23) bahwa, “ pengeluaran data atau informasi adalah operasi memindahkan data dari suatu tempat ke tempat lain.”

Data informasi dikeluarkan, disesuaikan dengan kebutuhan. Pengeluaran data ini bukan hanya pengeluaran dari komputer atau alat-alat pengelolaan yang lainnya, tetapi dari bagian pengelolaan SIM/bank data dan informasi pada bagian lain atau pada pembuat kebijakan.

    D.    Studi Kasus

Membangun basis data dalam sistem informasi pendidikan nasional dewasa ini sangat memperhatikan data persekolahan. Untuk tercapainya keterpaduan menyeluruh maka telah ditetapkan jenis data yang harus dikirimkan dan untuk itu telah disiapkan format khusus. Demikian pula agar terkendalinya arus data, prosedur, dan waktu pengumpulannya pun telah ditetapkan. Ketetapn-ketetapan tersebut dibuat secara tersentralisasi. Untuk sekolah dasar, jenis data yang harus dicatat meliputi :

    Nomor Statistik Sekiolah (NSS)

    Identitas yang mencakup nama, alamat, status, tahun pendirian, dan waktu penyelenggaraan sekolah.

    Murid dan kelas yang mengikuti UN/UAS tahun ajaran lalu, pengiriman murid tingkat satu, murid baru tingkat satu  menurut umur, tingkat dan jenis kelamin, murid menurut agama, murid mengulang dan kelas menurut tingkat.

    Kepala sekolah, guru, dan pegawai lainnya menurut status kepegawaian , jenis kelamin, ijazah tertinggi, jabatan/penugasan.

    Ruang belajar yang meliputi status pemikiran dan kondisi.

BAB III

PENUTUP

Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan pengguna lainnya dalam cakupan organisasi formal atau informal atau pun perorangan.

Informasi itu sendiri merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan dapat bermakna bagi siapa saja yang menggunakannya. Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang  yang menggambarkan suatu obek, ide, kondisi ataupun situasi.

Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah : 1) perlu diidentifikasikan jenis informasi yang dibutuhkan; 2) perlu ditentukan sumber data dan informasi yang dibutuhkan; 3) perlu ditentukan siapa yang memerlukan data atau informasi tersebut dan kapan; 4) perlu dikomunikasikan informasi itu secara tepat, terpercaya kepada para pengguna.

Ada beberapa perasyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat  bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainnya, yaitu : 1) uniformty; 2) lengkap; 3) jelas; dan 4) tepat waktu.

Konsep dalam informasi manajemen memiliki beberapa karakteristik : 1) dalam suatu organiasi terdapat suatu bagian khusus sebagai pengelola SIM; 2) SIM merupakan jalinan lalu lintas data atau informasi dari setiap bagian di dalam orgnaisasi terpusat dibagian SIM; 3) SIM merupakan jalinan hubungan  antar bagian dalam organisasi melalui  satu bagian SIM; 4) SIM merupakan segenap proses yang mencakup : a) pengumpulan data; b) pengolahan; c) penyimpanan; d) pengambilan data; dan e) penyebaran informasi dengan cepat dan tepat. 5) SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pimpinan dapat membuat keputusan dengan cermat, cepat, dan tepat.