Makalah Adm Pendidikan.” Organisasi Pendidikan”.

BAB I

PENDAHULUAN

Organisasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia. Setiap manusia hidup dalam sebuah organisasi. Pertanyaannya, apakah setiap manusia menyadari bahwa dia hidup dalam organisasi? Untuk apa ia menjadi bagian dari organisasi tersebut?

Keberadaan manusia di dunia ini tidak luput dari keanggotaan suatu organisasi. Organisasi merupakan sebuah wadah dimana orang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan bersama. Pemahaman organisasi ini menunjukkan bahwa dimana pun dan kapan pun manusia berada ( berinteraksi ) maka disitu muncul organisasi. Pemahaman organisasi tidak lagi sebagai suatu wadah organik dari orang-orang yang berkumpul untuk suatu tujuan, tetapi berkembang pada interaksi orang untuk maksud tertentu. Oraganisasi dapat diidentifikasi sebagai keluarga, rukun tetangga, rukun warga, kelurahan, kecamatan, kabupaten/kota, provinsi, Negara, perserikatan dua Negara atau lebih, perserikatan bangsa-bangsa, dan lain sebagainya. Kemestian manusia saat ini berada dalam suatu organisasi ditujukan untuk mencapai tujuan bersama dengan lebih efektif dan efesien, bukan semata-mata suatu kondisi kebetulan. Efektifitas dan efesiensi ini dapat digambarkan sebagai 100 sapu lidi yang diikat secara bersamaan akan memiliki kekuatan yang lebih besar untuk membersihkan satu halaman dibandingkan dengan sejumlah 100 sapu lidi digunakan secara terpisah untuk membersihakn halaman.

Pendidikan sebagai inventasi dalam pembangunan sumber daya manusia ( SDM ) merupakan upaya yang dilakukan dalam konteks organisasi, apakah keluarga, masyarakat, sekolah atau jenis organisasi lainnya. Pendidikan memiliki tujuan yang harus dicapai yang disebut tujuan pendidikan. Pada level Negara, tujuan ini disebut tujuan pendidikan nasional , pada level propinsi disebut tujuan pendidikan provinsi, pada level kabupaten/kota dikenal dengan tujuan pendidikan kab./kota, dan pada sekolah dikenal dengan pendidikan dengan tujuan pendidikan sekolah. Pencapaian tujuan ini akan lebioh efektif dan efesien jika dilakukan dengan menggunakan pendekatan organisasi. Dalam perkembangan zaman saat ini, dimana para orang tua disibukkan dengan berbagai pendidikan, proses pendidikan bagi anak-anak lebih banyak dipercayakan pada organisasi pendidikan formal ( sekolah/madrasah )

Sekoalah dapat dilihat dari dua sisi, yaitu tempat terjadinya proses pendidikan dan organisasi pendidikan formal. Kedua-duanya memiliki tujuan yang sama yang dinamakan tujuan pendidikan sekolah. Misal tujuan pendidikan SMP Lab.School UPI. Pertanyaannya, apakah tujuan tersebut tujuan pendidikan atau organisasi sekolah?

Penyelenggaraan pendidikan dalam sebuah organisasi menunjukkan bahwa keberadaan organisasi pendidikan tersebut ditujukan untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efesien. Tujuan pendidikan dan tujuan sekolah sebagai organisasi pendidikan formal tidaklah terpisah. Pendidikan ditujukan bagi orang-orang yang mengikuti proses pendidikan. Dan proses pendidikan ini berada dalam organisasi. Dengan demikian, keberlansungan proses pendidikan ini menjadi dasar bagi penetapan tujuan sekolah (sebagai suatu organisasi).

Apakah mungkin penyelenggaraan pendidikan dilakukan di luar organisasi? Jawabnya pasti “ tidak mungkin.“ Mengapa demikian? Diawal telah diungkapkan bahwa keberadaan manusia saat ini tidak memungkinkan untuk berada di luar sebuah organisasi. Dalam konteks dari suatu Negara. Dan suatu Negara memiliki sistem pendidikan tersendiri.  Artinya setiap orang yang menjadi warga suatu Negara dan tinggal di Negara tersebut akan menjadi bagian dari pendidikan Negara tersebut. Setiap sekolah atau lembaga pendidikan dimanapun saat ini harus mengikuti sistem penyelengaraan pendidikan sebagaimana diatur dalam perundang-undangan Negara tersebut. Di Indonesia, setiap lembaga pendidikan harus mengikuti Undang-undang No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

BAB II

KONSEP DASAR

1.      Pengertian Organisasi

Organisasi didefinisikan secara beragam oleh berbagai ahli. Variasi definisi didasarkan pada sudut pandang dan waktu ahli ketika mendefinisikan. Perkembangan kajian organisasi dari organisasi sederhana mengarah pada pola organisasi yang kompleks yang dicirikan oleh konektifitas organisasi yan tidak terbatas antara unit-unit organisasi dengan lingkungannya.

Gibson, Ivancevich, dan Donnelly (1996:6) mendefinisikan organisasi sebagai “ wadah yang memungkinkan masyarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri.” Lebih lanjut ketiganya menyebutkan bahwa organisasi adalah suatu unit terkoordinasi terdiri setidaknya dua orang berfungsi  mencapai suatu sasaran tertentu atau serangkaian sasaran. Definisi ini menekankan pada upaya peningkatan pencapaian tujuan bersama secara lebih efektif dan efesien melalui koordinasi antar unit organisasi.

Stephen P. Robbins ( 1994:4 ) mendefinisikan organisasi :

“ kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relative dapat didefinisikan, yang bekerja atas dasar yang relative menerus mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.”

Definisi dari Robbins tersebut, menekankan bahwa organisasi adalah suatu sistem sosial yang perlu dikoordinasi dalam arti perlu manjemen. Batasan organisasi menurut Robbins tesebut akan berubah sebagaimana tuntutan lingkungan organisasi, sehingga dikatakan “relatif”

Wayne K. Hoy dan Cecil G. Miskel ( 2001:1 ) menelusuri kajian organisasi dalam tiga pandangan, yaitu rational, natural, dan open sistem.

A rational-sistem perspective views organization as formal instrument designed to achieve organizational goals; structure is the most important feature. Telaahan ini menunjukkan bahwa dalam pandangan sistem rational (logika) organisasi merupakan instrument formal yang dibuat untuk mencapai tujuan organisasi dan struktur aspek yang paling penting.

A natural-sistems prefective views organization as typical social groups intent on surving; people are the most important aspect. Dalam pandangan sistem natural (alamiah) Robbins memandang organisasi sebagai kelompok sosial khusus yang bertujuan untuk pertahanan; orang-orang merupakan aspek yang paling penting/utama

An open-sistems perspective has the potential to combine rational and natural elements in the same framework and provide a more complete perspective. Robbins memandang organisasi dalam arti sebuah sistem terbuka sebagai sesuatu yang potensial untuk menghubungkan komponen rasional dan natural dalam satu kerangkan dan memberikan satu pandangan yang lebih lengkap.

Dari beberapa definis diatas dapat kita simpulkan bahwa organisasi itu adalah sebagai berikut:  “ Suatu sistem interaksi antar orang yang ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi, dimana sistem tersebut memeberikan arahan perilaku bagi anggota organisasi. Definisi ini menekan pada keharusannya sebuah organisasi didasarkan kepada interaksi sosial diantara anggotanya dan anggota dengan lingkungannya supaya tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efesien.

2.      Aspek-aspek Organisasi

Aspek-aspek organisasi adalah komponen-komponen yang harus ada dalam suatu organisasi. Keberadaan komponen ini sebagai pilar dari suatu organisasi. Artinya jika salah satu komponen organisasi tidak berfungsi, maka organisasi tidak akan berjalan. Dalam pandangan sistem organisasi mengalami entrophy, yaitu kondisi dimana organisasi dikategorikan hancur (dalam tanaman digambarkan sebagai kondisi layu).

O’Connor,T. Mengungkapkan bahwa organisasi setidaknya harus memiliki empat komponen utama, yaitu: mission (misi), goals (tujuan), objectives (sasaran-sasaran), dan behavior (perilaku).

Mission adalah alasan utama keberadaan suatu organisasi. Goals adalah tujuan-tujuan umum atau tujuan divisi-divisi fungsional organisasi yang dihubungkan dengan stakeholder organisasi. Objektives adalah hasil/sasaran yang spesifik, terukur dan terkait dengan tujuan. Seperti peningkatan nilai Ujian Nasional (UN) sebesar 0,5 dalam waktu satu tahun kedepan. Sasaran ini biasanya mencantumkan batasan waktu dan siapa yang bertanggungjawab atas sasaran tersebut. Behavior mengacu kepada produktifitas dari tugas-tugas rutin pegawai. Pertanggungjawaban perilaku dalam pencapaian tujuan merupakan fungsi personalia. Dalam kebanyakan desain organisasi formal, komunikasi berada diantara perilaku dan tujuan.

Keberadaan suatu organisasi tidak akan lepas dari empat komponen tersebut diatas. Jika suatu organisasi tidak memiliki sasaran yang harus dicapai oleh setiap orang dalam organisasi, maka mereka akan kebingungan mengenai apa dan bagaimana perilaku yang harus dimunculkan oleh pegawai. Jika suatu organisasi tidak memiliki misi yang harus dilakukan, maka orang-orang dalam organisasi akan kebingungan mengenai apa yang harus dicapai oleh organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa empst komponen organisasi tersebut saling terkait satu sama lain, sehingga tidak akan berfungsi suatu organisasi jika salah satu komponennya hilang.

3.      Jenis-jenis Organisasi

Perkembangan kajian organisasi diawali dari kajian organisasi sebagai organisasi formal, yaitu organisasi yang didesain untuk mencapai tujuan bersama. Perkembangan ini terus berlansung dan berbagai studi keorganisasian terusa dilakukan. Perkembangan inilah pada akhirnya memunculkan organisasi informal sebagai implikasi dari adanya organisasi formal.

a.      Organisasi Formal

Organisasi formal adalah organisasi yang dicirikan oleh struktur orgnaisasi. Keberadaan struktur organisasi menjadi pembeda utama antara organisasi formal dan informal. Struktur dalam organisasi formal dimaksudkan untuk menyediakan penugasan kewajiban dan tanggungjawab kepada personil dan untuk membangun hubungan tertentu diantara orang-orang pada berbagai kedudukan. (Oteng Sutisna,1993:207) sekolah dasar merupakan contoh sebuah organisasi formal.

Struktur dalam organisasi formal memperlihatkan unsur administratif berikut.

1). Kedudukan. Struktur menggambarkan letak/posisi setiap orang dalam organisasi tanpa terkecuali. Kedudukan sekarang dalam struktur organisasi mencerminkan sejumlah kewajban sebagai bagian dari upaya pencapaian tujuan dan hak-hak yang dimiliki secara formal dalam posisi yang didudukinya. Sebagai contoh, kepala sekolah adalah salah satu contoh kedudukan dalam struktur organisasi sekolah. Kedudukan sebagai kepala sekolah ini mencerminkan adanya sejumlah kewajiban yang harus dilakukan pemangku jabatan sebagai pimpinan dan manajer sekolaah, juga memperlihatkan adanya hak-hak yang diterima secara formal manakala seorang menjabat sebagai kepala sekolah.

2). Hierarki Kekuasaan. Struktur digambarkan suatu rangkaian hubungan antara satu orang dengan orang lainnya dalam suatu organisasi. Rangkaian hubungan ini mencerminkan suatu hirarki kekuasaan yang inheren dalam setiap kedudukan. Tanggungjawab merupakan suatu istilah yang melekat dalam setiap kedudukan dan hirarki kekuasaan di dalam organisasi. Adanya hirarki kekuasaan menunjukkan bahwa pencapaian tujuan organisasi dibagi kepada berbagai komponen organisasi dan diimplementasikan secara sinergi melalui hirarki kekuasaan masing-masing yagn dikoordinasikan dan dipimpin oleh manajer puncak. Dalam organisasi persekolahan, hirarki kekuasaan tertinggi adalah kepala sekolah.

3). Kedudukan garis dan staf. Organisasi garis menegaskan struktur pengambilan keputusan, jalan permohonan dan saluran komunikasi resmi untuk melaporkan informasi dan mengeluarkan instruksi, perintah, dan petunjuk pelaksanaan. Kedudukan garis adalah ialah kedudukan yang diserahi kekuasaan administrative umum dalam arus lansung dari tempat paling atas ketempat yang paling bawah. Kedudukan staf mewakili keahlian-keahlian khusus yang diperlukan bagi berfungsinya kedudukan garis tertentu dengan pasti. ( Sutina,1993:208).

b.      Organisasi Informal

Interaksi antara orang dalam organisasi formal pasti mengahasilkan sebuah perkembangan hubungan yang tidak saja hubungan struktual, terlebih pada organisasi persekolahan, dimana kekeluargaan menjadi salah satu landasan perilakunya. Perkembangan hubungan dari interaksi orang dalam organisasi ini akan meningkat secara kuat sentimen-sentimen dan komitmen setiap orang, sehingga muncul empati atau simpati satu sama lain. Hubungan inilah yang terus tumbuh selama organisasi formal itu ada yang dinamakan organisasi informal. Hubungan interaksi ini tidak berstruktur sebagaimana struktur organisasi formal.

Walaupun sulit mengidentifikasi keberadaannya secara kasat mata, namun keberadaan organisasi informal ini dapat dilihat dari tiga karakteristik, yaitu norma perilaku, tekaknan untuk menyesuaikan diri, dan kepemimpinan informal (Sutisna,1993:221)

Norma perilaku adalah standar perilaku yang diharapkan menjadi perilaku bersama yang ditetapkan oleh kelompok (orang-orang dalam orgnisasi) dalam sebuah kesepakatan sosial, sehingga sangsinya pun sangsi sosial.

Norma perilaku dalam organisasi informal tidak tertulis sebagaimana organisasi formal, tetapi menjadi kesepakatan bersama diantara orang-orang didalam organisasi.

Tekanana untuk menyesuaikan diri akan muncul apabila seseorang akan bergabung dengan suatu kelompok informal. Menggabungkan diri dengan suatu kelompok tidak sekedar bergabung secara fisik dalam suatu organisasi informal tersebut. Karena itu organisasi informal sering muncul dalam bentuk kelompok-kelompok yang tidak terlalu besar, karena syarat keberterimaan sebagai bagian dari organisasi informal ini tidak hanya keanggotaan dalam organisasi formalnya, tetapi lebih spesifik pada kesamaan antar individu, apakah kesamaan asal daerah, agama, nilai yang dianut, hobi, dan lain sebagainya.

Kepemimpinan informal dalam organisasi informal menjadi salah satu komponen yang kuat mempengaruhi orang-orang dalam organisasi, bahkan memungkinkan melenihi pengaruh pemimpin organisasi formal. Pemimpin informal muncul dari kelompok dan membimbing seta mengarahkan melalui persuasi dan pengaruh. Kepemimpinan dalam organisasi informal sangat kuat mempengaruhi perilaku orang-orang karena inilah kepemimpinan yang sesungguhnya, dimana seseorang dipatuhi bukan karena memiliki jabatan,tetapi ada kelebihan yang secara alamiah mampu mempengaruhi orang lain tanpa paksaan.

4.      Dimensi Struktur Organisasi

dalam kacamata para ahli organisasi, dimensi struktur organisasi memiliki keragaman pandangan, bahkan dikatakan tidak ada kesepakatan umum di antara para teoritikus mengenal apa yang diartikan sebagai struktur orgnanisasi. (Robbins, 1994:91). Lebih jauh Robbins menyimpulkan bahwa para teoritikus pada umumnya setuju dengan dimensi struktur organisasi tetapi tidak setuju dengan definisi-definisi operasionalnya.

Dalam konteks itu Robbins mengemukakan tiga komponen yang menjadi dimensi struktur organisasi, yaitu kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi.

a.      Kompleksitas

Kompleksitas adalah tingkat diferensiasi (perbedaan) yang ada di dalam sebuah organisasi (Robbins, 1994:91). Diferensiasi fapat dilihat secara horizontal, vertikal, dan spasial.

Diferensi horizontal adalah perbedaan antara unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan, tingkat pendidikan, dan pelatihan pegawai. Dengan kata lain, semakin banyak pejerjaan yang harus dilakukan pegawai di dalam organisasi, maka semakin banyak pula organisasi tersebut. Kondisi nyata dari diferensiasi horizontal adalah spesialisasi dan departemensiasi.

Spesialiasi merupakan pengelompokan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu. Spesalisasi terdiri dari spesialisasi fungsional dan sosial. Spesialisasi fungsional dicirikan oleh pekerjaan yang dipecah-pecah menjadi tugas yang sedehana dan berulang-ulang. Spesialisasi sosial dicirikan oleh individu yang dispesialisasi, bukan pekerjaannya , dan pekerjaan tidak bersifat rutin. Departementalisasi adalah cara organisasi secara khas mengkoordinasikan aktivitas yang telah dibedakan secara horizontal.

Diferensiasi vertikal adalah pembedaan yang didasarkan pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula potensi terjadinya distorsi/gangguan dalam komunikasi dan semakin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top management utnutk mengawasi kegiatan bawahannya.

Diferensiasi spasial adalah perbedaan yang didasarkan pada kondisi geografis, yakni sejauhmana lokasi (kantor) tempat produksi barang dan jasa, personalia, dan kantor pusat tesebar secara geografis. Sekolah-sekolah dari satu yayasan dikategorikan sebagai diferensiasi spasial. Pembedaan ini akan memunculkan kompleksitas dalam struktur organisasi.

b.      Formalisasi

Formalisasi adalah tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi distandarkan. Konsekwensinya adalah pemegang pekerjaan hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan bagaiamana ia harus melakukannya. Formalisasi sebaiknya tertulis untuk dapat memberikan kekuatan pada pengarahan perilaku pegeawai. Dalam konteks itu formalisasi diartikan sebagai sebuah tingkat dimana peraturan, prosedur, intruksi, dan komunikasi ditulis.

Formasi penting karena standarisasi perilaku akan mmengurangi keanekaragaman. Standarisasi juga mendorong koordinasi dan penghematan. Orgnisasi yang melakukan standarisasi akan memiliki berbagai manual organisasi, seperti manual akuntansi, manual personalia, manual diklat, dan sebagainya. Rumah makan ampera merupakan salah satu contoh formalisasi (standarisasi).

Teknik-teknik yang dapat digunakan untuk melakukan standarisasi perilaku pegawai adalah seleksi (yang efektif); persyaratan peran (analisis yang tepat); peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan; pelatihan ; dan ritual (bagian dari budaya organisasi)

c.       Sentralisasi

Sentralisasi adalah tingkaat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Konsentrasi keputusan yang tinggi adalah sentralisasi yang, sedangkan konsentrasi keputusan yang rendah adalah sentralisasi yang rendah atau disebut disentralisasi.

Disentralisasi mengurangi kemungkinan terjadinya beban informasi yang berlebihan, memberi tanggapan yang cepat terhadap informasi yang baru, memberi masukan yang lebih banyak bagi sebuah keputusan, mendorong terjadinya motivasi, dan merupakan sebuah alat yang potensial untuk melatih para manajer dalam mengembangkan pertimbangan yang baik. Sebaliknya sentralisasi menambah suatu persfektif yang menyeluruh terhadap keputusan-keputusan yang menyeluruh terhadap keputusan-keputusan dan dapat memberikan efesiensi yang berarti. (Robbins, 1994:127).

5.      Desain Organisasi

Desain organisasi didasarkan pada elemen-elemen umum dalam orgnaisasi. Mintzberg (Robbins, 1994:127) menyebutkan lima elemen umum dalam suatu organisasi, yaitu:

a.      The operating core. Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa. Dalam organisasi sekolah pegawai in adalah guru. Guru dikatakan sebagai ujung tombak pendidikan yang berinteraksi lansung dengan layanan jasa pembelajaran kepada peserta didik.

b.      The strategic apex. Manajer tingkat puncak yang diberi tanggungjawab keseluruhan untuk organisasi. Pada organisasi sekolah, orang ini adalah kepala sekolah.

c.       The middle line. Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strtegi apex. Dalam konteks perguruan tinggi orang-orang ini adalah para dekan yang bertugas  memfasilitasi strategic apex untuk terimplementasi pada level jurusan. Di organisasi sekolah, posisi ini dapat diidentifikasi sebagai wakil kepala sekolah yang bertugas menjembatani kebijakan strategis sekolah supaya dapat terimplementasi pada level guru-guru dan staf.

d.      The techno structure. Para analisis yang mempunyai tanggungjawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi. Dalam konteks organisasi pendidikan di Indonesia, masih jarang sekolah yang memiliki tenaga ini. Namun demikian  tidak menutup kemungkinan pada sekolah-sekolah tertentu yang memiliki elemen organisasi ini.

e.       The support staff. Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak lansung kepada organisasi. Di persekolahan staf ini dikenal dengan tenaga administratif sekolah (TAS).

Berdasarkan lima elemen yang dikemukakan oleh Mintzberg inilah Robbins menganalisis desain organisasi yang berbeda. Perbedaan desain organisasi tersebut dikarenakan organisasi memiliki system dan aturan yang berbeda dalam kelima elemen tersebut. Lima konfigurasi umum tersebut ialah :

Struktur sederhana, disarankan untuk organisasi yang kecil dengan karakteristik organisasi yang masih dalam tahap awal dibentuk, lingkungan organisasi sederhana dan dinamis, menghadapi krisis, atau jika mempunyai kekuasaan dalam organisasi ingin agar kekuasaan tersebut disentralisasi

Birokrasi mesin didesain untuk organisasi yang secara efektif dapat menangani ukuran besar, lngkungan sederhana dan stabil, dan lain sebagainya yang distandarisasikan.

Birokrasi professional didesain supaya operasional keseharian yang kompleks dapat berjalan secara efektif.

Struktur divisional didesain untuk menanggapi strategi yang menekankan kepada keanekaragaman pasar/produk, dimana organisasi tersebut besarm teknologinya dapat dibagi-bagi dan stabil.

Adhocracy meminta agar manajemen puncak melepaskan kebanyakn pengawasan. Konfigurasi ini cocok untuk organisasi yang memiliki strategi variatif, beresiko tinggi, teknologi rutin, teknologi tidak rutin, atau lingkungannya mungkin dinamis atau kompleks.

BAB III

KESIMPULAN

Organisasi adalah suatu sistem interaksi antar orang yang ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi, dimana sistem tesebut memberikan arahan perilaku bagi anggota organisasi. Pandangan organisasi saat ini tidak lagi sebagai mesin birokrasi tetapi sebagai sistem sosial.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi lewat hirarki otoritas dan tanggungjawab (Schein). Karakterisitik organisasi menurut Schein meliputi : memiliki struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan aktivitas di dalamnya. Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia).

Organisasi adalah sistem sosial yang memiliki identitas kolektif yang tegas, daftar anggota yang terperinci, program kegiatan yang jelas, dan prosedur pergantian anggota. Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi adalah alat atau wadah yang statis (menciptakan struktur dengann bagian-bagian yang diitegrasikan)

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Struktur organisasi pada umumnya kemudian digambarkan dalam suatu bagan yang disebut bagan organisasi. Bagan organisasi adalah suatu gambar struktur organisasi yang formal, dimana dalam gambar tersebut ada garis-garis (instruksi dan koordinasi) yang menunjukkan kewenangan dan hubungan komunikasi formal, yang tersusun secara hierarkis.

Pandangan organisasi sebagai sistem sosial adalah formal, namun keberadaan organisasi tidak dapat menghindari keberadaan organisasi informal. Keberadaan keduanya merupakan suatu sinergi upaya pencapaian tujuan organisasi. Dalam konteks itu, organisasi formal dicirikan oleh tiga dimensi utama, yaitu kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi. Keberagaman dalam dimensi struktur organisasi ini kemudian membawa implikasi pada keragaman desain organisasi.

Sekolah sebagai suatu organisasi juga dipandang sebagai sistem sosial yang terbuka terhadap lingkungan organisasi. Upaya untuk merespon dan memenuhi berbagai tuntutan dan perkembangan, termasuk pelanggan sekolah adalah dengan menjadikan sekolah sebagai learning organization yang diwujudkan melalui dukungan organisasi yang kuat terhadap pengembangan dan perbaikan secara terus menerus.

Makalah Adm Pendidikan. ” Sistem Informasi Manajemen”

 BAB I

PENDAHULUAN

Perencanaan, pengorganisasian, kepemimipinan, dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan merupakan kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses  pengambiln keputusan. Semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi.

Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen – SIM (Management Information System) yaitu “ suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajer secara teratur”. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan  serta hasil-hasil yang dicapai.

Menurut Shorade dan Voich (1994), informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensial agar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif. Sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen (SIM)  sebagai suatu sistem berbasis computer yang menyajikan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu ensitas organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah satu sistem utamanya menjelaskan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa mendatang.

Dengan kata lain, Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atau perorangan. Informasi itu sendiri, merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan makna (worth). Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi, ataupun situasi.

Apabila data yang masuk telah diproses dan dianalisis maka data itu menjadi informasi yang penting, dibutuhkan, dan berarti bagi pengambilan keputusan, baik yang menyangkut kegiatan organisasi maupun manajerial. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah:

    Perlu diidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan

    Perlu ditentukan suber data dan informasi yang dibutuhkan.

    Perlu ditentukan siapa yang membutuhkan informasi dan kapan.

    Perlu dikomunikasikan informasi itu secara tepat, terpercaya kepada pengguna.

Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainya, yaitu:

    Uniformity;

    Lengkap;

    Jelas; dan

    Tepat waktu.

Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi. Pertanyaannya adalah SIM efektif itu yang bagaimana? SIM yang efektif yaitu SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecah masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya. Informasi yang berlebihan dan tidak akurat, serta tidak tepat waktu, selain  biayanya mahal, juga tidak berguna.

KONSEP DASAR

    A.    Pengertian

Dalam kehidupan masyarakat luas kata “informasi” pada umumnya sudah tidak dipandang lagi sebagai istilah asing. Dalam pembicaraan umum di masyarakat sering para pembicara memaksudkannya sebagai berita atau keterangan yang adakalanya di identikkan dengan data. Data mempunyai kaitan erat dengan informasi dan biasa pula terjadi suatu hal yang sama dikatakn data dan juga dikatakan informasi. Perbedaannya ditentukan dengan adanya proses dan kepentingan dan maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Sedangkan data tidak terikat oleh kedua hal tersebut. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi stelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai dengan kepentingannya. Atau dengan perkataan informasi adalah suatu data terpilih yang telah diproses dalam suatu system untuk menjadikannya dapat memberikan arti. Untuk memahami secara mendalam tentang SIM, banyak para ahli yang telah mengemukakan pendapatnya yang intinya sebagai berikut : “ SIM adalah jaringan prosedur pengelolaan data mulai dari pengumpulan data, pengelolaan, penyimpanan, pengambilan, penyebaran dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, untuk dasar pembuatan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

    B.     Komponen-komponen Sistem Informasi Manajemen

Jika dikaji secara seksama ternyata SIM ini terbentuk karena adanya unsur yang mendukungnya. Unsur SIM ini meliputi unsur system, unsur informasi dan unsur manjemen. Seperti yang dikemukaka oleh seorang ilmuan yang bernama Idochi Anwar.

    1.      Sistem

Yang dimaksud dengan sistem adalah seperangkat alat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh Prajudio Atmosudirjo (1979:231) bahwa :

System adalah setiap sesuatu yang terdiri atas objek-objek, atau unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur tersebut merupakan suatu pemrosesan atau pengolahan tertentu.

Jika suatu system tertentu diidentifikasikan, maka sering terdapat sejumlah system yang lebih kecil, yaitu yang dinamakan subsistem. Bila terus dianalisis, akan sampai pada elemen-elemen dasarnya. Seperti yang dikatakan oleh Burch dan Stater (1974;4), bahwa: “Suatu system dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian yang disatukan,  yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.

Setiap bagian dalam organisasi selalu membutuhkan keputusan ytang cepat dan tepat. Juga membutuhkan bagian yang lain untuk pembuatan keputusan, apalagi top managernya. Keputusan yang dicetuskan sangat tergantung pada data-data/informasi dari berbagai  subsistem. Maka disini perlu dirancang SIM, sehingga ajaran system dapat dianggap sebagai suatu metode untuk memcahkan masalah.

Dengan menggunakan pendekatan system dalam proses manajemen, diharapkan pengelolaan data dapat dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional dan ilmiah. Terutama sangat dibutuhkan di organisasi yang sangat besar memiliki berbagai devisi/bagian dan semuanya itu tertuju pada tujuan yang sama.

    2.      Informasi

Komponen SIM yang kedua adalah Informasi, yaitu merupakan unsur inti dalam SIM. Karena informasi inilah yang dijadikan sebagai system, dan dikelola dengan pendekatan system. Namun tidak berarti system informasi menajemen berdiri dengan tanpa unsur system dan unsur management. Ketiganya tidak dapat dipisahkan.

Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengelolaan tertentu lalu menjadi informasi.

Jelaslah kiranya bahwa dara merupakan sumber informasi, merupakan bahan informasi dan dengan sendirinya erat hubungannya dengan informasi.

Pengertian data dalam SIM, merupakan hasil dari kajian-kajian ilmiah dan dapat didapatkan secara ilmiah pula. Oleh karena itu dijelaskan pula oleh N.A. Ametembun ( 1980:137), bahwa : Data adalah fakta-fakta yang diperoleh melalui penelitian empirik atau observasi. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah “behavior initiating”, stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima, dalam bentuk tanda atau sandi merupakan “output” dari pengolahan data.

Setelah dijelaskan apa makna “data” dan apa “informasi”, perlu memahami bahwa informasi yang diterima pembuat keputusan, melalui tata cara, urutannya yang jelas/tertentu, yang melibatkan pelbagai bagian yang saling berhubungan, saling ketergantungan, saling memerlukan satu sama lainnya.

Proses penyajian informasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan, sampai kepada terciptanya informasi yang diterima pembuat keputusan, perlu dikelola dengan baik, direncanakan, diorganisasikan,  digerakkan dan diawasi sehingga terbentuk suatu informasi yang efektif. Yaitu informasi yang akurat, cepat, fungsional, relevan, ringkas dan lengkap untuk pembuatan keputusan.

Kriteria bagi suatu SIM yang efektif adalah sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang paling penting artinya bagi perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi.

Perlu dipahami bahwa bahwa informasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah data-data yang telah diolah menjadi bentuk yang bermakna bagi penerima dan berguna bagi pembuat keputusan-keputusanm, sekarang dan yang akan datang.

Dikatakan data adalah fakta-fakta kegiatan ogranisasi dengan unitnya. Untuk keperluan penulisan data dikertas atau kartu dan pemasukan data ke komputer, maka data dapat dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu yang pertama data statis, dan yang kedua data dinamis. Data statis adalah jenis data yang umumnya tidak berubah dan jarang berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor, dan lain sebagainya. Sedangkan data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yang singkat (harian), atau agak lama (semesteran) dan lain-lain. Data jenis ini sering mengalami peremajaan (updating) data. Contoh data tersebut seperti buku tabungan, data gaji, data kepangkatan, data nilai siswa, Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)  mahasiswa dan sebagainya.

    C.    Manajemen

Komponen ketiga yaitu manajemen, yang merupakan proses pengelolaan, pengumpulan data, hingga menjadi informasi termasuk proses pentransferan informasi kepada yang memerlukan.

Unsur manajemen ini merupakan serangkaian proses pengelolaan seperti yang diungkapkan oleh George R. Terry (1997:4) bahwa :

Mangement is a distinct proses consisting of planing, organizing, actuating, and controlling, performed to determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources. ( manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaanm pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.)

Dalam hubungannya dengan istilah ‘sistem informasi manjemen,” manajemen dipandang sebagai orang-orang, yakni semua orang yang mempunyai fungsi atau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja. Dengan kata lain, yang dimaksud dengan manjemen di sini adalah manajer.

Manajer memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya. Sebagaimana dalam Webster’s New World Dictionary dijelaskan bahwa : manajer adalah seseorang yang memimpin semua hal dari suatu perusahaan, badan atau lembaga, team, dan sebagainya.

Manajemen dapat pula dipandang sebagai serangkaian pengelolaan yang menggunakan fungsi manajemen. Dalam sistem informasi, manajemen berarti proses informasi selalu memerlukan penerapan fungsi-fungsi manajemen dari mulai perencanaan, pengumpulan data, penyimpanan, sampai dengan penyebaran informasi. Dengan demikian penerapan manajemen sebagai proses terhadap sistem informasi manajemen adalah penyerapan fungsi-fungsi manajemen, yaiut perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan dalam setiap kegiatan informasi manajemen.

Dalam sistem informasi manajemen, seorang pemimpin tidak akan mampu bekerja tanpa dibantu oleh bawahannya. Karena SIM tidak menerima data dari atasan atau satu bagian dari organisasi saja, tetapi dari semua bagian. Sehingga diperlukan bawahan secara spesifik menagani informasi yang diterima dari bagian-bagian lain.

Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pimpinan kepada bawahan untuk mencapai tujuan organisasi.

    1.      Pengembangan Sistem Informasi Manajamen

Pada dasarnya ada dua pihak utama yang terlibat lansung dalam upaya mengembangkan suatu sistem informasi untuk manajemen suatu organisasi, yaitu analisis sistem dan manajer. Orang yang merencanakan sistem informasi untuk manajemen, mengkaji untuk kerjanya, merancang perbaikannya dalam suatu sistem biasanya dikatakan sebagai seorang analisis sistem. Karena itu dia tidak hanya perlu mengenal medan sistem dimana informasi hendak dikembangkan, tetapi terutama ia harus menguasai seluk beluk informasi itu sendiri. Namun demikian fungsi analisis sistem yang intinya merancang sistem informasi untuk mengotimalkan keterhubungan orang-orang, material, mesin, dan uang nampak seperti layaknya seorang manajer. Maka dalam kaitan ini seorang manajer dapat dipandang sebagai seorang operator sistem yang menentukan rincian kritis sistem informasi yang dibutuhkan dan karenanya ia pun dapat sebagai analisis sistem (Bocchino:1972). Dengan demikian bagi kalangan organisasi pendidikan pada lingkup ysng relatif kecil (sekolah) sebaiknya para kepala sekolah berperan sebagai manajer sekaligus sebagai analisis sistem. Untuk itu mereka dituntut untuk mengenal dasar-dasar konsepsional dan praktik keinformasian yang cocok untuk diterapkan di lingkungan kerjanya. Adapun langkah-langkah yang dapat ditempuh  dalam mengembangkan informasi meliputi :

    Studi fisibilitas

    Menentukan persyaratan sistem

     Merancang dan menerapkan sistem yang  perangkatnya terdiri atas basis data (data base), persiapan fisik, langkah-langkah kerja solusi prpgram.

    Perubahan keorganisasian

    Pengetesan solusi

    Konservasi

    Manajemen proyek

Dalam kaitan inilah proses pengembangan sistem informasi manajemen memungkinkan mencapai taraf kualitas yang memadai. Hanya saja kunci utamanya tetap pada unsur manusia yang terlibat di dalamnya.

Karena itu untuk mewujudkan keterpaduan sistem yang utuh dalam pengembangan sistem informasi nasional pendidikan sangat dituntut kemelekan para manajer disetiap tingkatan terhadap dasar-dasar pengelolaan informasi yang dioptimalisasikan. Setidaknya mereka tidak hanya menyadari dan memberikan dorongan bagi operasi sistem secara konsisten berdasarkan prinsip-prinsip dan ketentuan organisasi, tetapi mereka mesti secara nyata memenuhi pelaksanaan operasi itu sendiri. Jadi bila seorang guru atau kepala sekolah harus menyampaikan laporan, maka ia harus melaksanakannya dengan cara, metri waktu, dan format yang diminta  serta memenuhi kriteria objektivitas. Dengan demikian ia bukanlah saja menjalankan sebagian dari tugasnya, tetapi lebih jauh telah berkonsentrasi sebagaimana bagi kemungkinan sisten informasi yang mencakupi wilayah kerjanya sebagaimana mestinya.

Cara, materi, waktu, format, dan objektivitas merupakan faktor esensial bagi pengelolaan basis data pada suatu sistem informasi. Dengan demikian basis data harus dikendalikan secara sentral. Maksudnya agar ada keterkaitan logis antara berbagai jenis dalam suatu data sehingga basis data dapat terjadi.

    2.      Proses Pengelolaan Data Dalam Sistem Informasi Manajemen

Proses kerja suatu SIM merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampai dengan balik. Alur ini dimulai dengan rencana dari standar tujuan itu dan dilakukanlah proses masukan data. Kemudian dilanjutkan dengan proses pengolahan data. Hasil pengolahan itu dijadikan umpan balik terhadap perencanaan standar. Bila memenuhi rencana dan standar, maka dilanjutkan dengan penyampaian hasil pada manajemen untuk mengevaluasi proses kerja SIM, yang kemudian akan bergerak lagi sesuai dengan kebutuhan.

Burt Scanlan dan J. Bernard Keys yang dikutip Moekijat (1991:42), menggambarkan bagaimana proses kerja suatu sistem informasi manajemen.

Alur yang tergambar dalam anatomi sistem informasi manajemen diatas merupakan salah satu kriteria efektifitas suatu SIM. Untuk mengetahui efektifitas suatu SIM, Moekijat (1991:42) telah mengemukakan bahwa : Untuk menentukan jaringan yang efektifitas bagi suatu SIM telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

    Data atau informasi apakah yang dibutuhkan?

    Bagaimana data atau informasi itu dibutuhkan?

    Siapa yang membutuhkan?

    Dimana data atau informasi itu dibutuhkan?

    Dalam bentuk apa informasi itu dibutuhkan?

    Berapa biaya data atau informasi itu?

    Prioritas apa yang akan diberikan oleh bermacam-macam data?

    Mekanisme apakah yang akan ditentukan untuk mnyortir informasi, menyusunnya, menggunakannya menjadi bentuk yang berarti, dan menyampaikan informasi yang telah dipersatukan kepada pengambil keputusan untuk mengambil tindakan?

    Bagaimana peraturan kontrol umpan balik akan disediakan bagi manajemen?

    Mekanisme apakah yang akan ditentukan untuk dapat terus-menerus menilai dan memperbaiki sistem informasi manajemen?

Pendapat Moekijat diatas telah cukup untuk memahami bagaimana batasan-batasan SIM yang efektif. Bahwa SIM itu bisa dikatakan efektif bila data atau informasi itu terdapat kesesuaian antara yang memerlukan dan menyiapkan tepat waktu, pemberi data atau informasi memahami orang atau bagian yang membutuhkan data, seperti sikap dan emosinya, informasi yang diberikan sesuai dengan tempat diterimanya informasi atau data, bentuk informasi dapat diterima oleh yang memerlukan, informasi mengalir secara kontinu urutan data atau informasi yang dibutuhkan, data atau informasi diolah oleh mekanisme yang cepat dan tepat, umpan balik yang mengalir kebagian perencanaan sehingga perbaikan dapat berkelanjutan, mekanisme kerja diperbaiki secara kontinu sesuai dengan umpan balik.

Pemrosesan data sangat penting, karena penerima informasi, seperti para pimpinan tidak mungkin dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat, bila yang diterimanya sebagai bahan pembuatan keputusan itu berupa data yang belum dproses dengan baik.

Pemrosesan data yang dimaksud adalah pemrosesan data yang dilakukan oleh para kepala sekolah dasar yang meliputi bidang administrasi umum, supervis, personil, peserta didik, kurikulum, sarana dan prasrana sekolah, keuangan, Humas. Untuk lebih jelas bahasan teoritis tentang pemrosesan data dibawah ini akan dijelaskan.

    a.      Pengumpulan Data

Seperti yang telah dikemukan oleh Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah dan yang penting artinya untuk pengambilan keputusan. Jadi untuk memperoleh informasi, tindakan pertama adalah mengumpulkan data untuk diolah menjadi informasi, dan metode pengumpulan data sebagai berikut :

1)      Melalui pengamatan secara lansung

Dalam hal ini pengamat sendiri yang lansung mengamati ke objek yang telah ditentukan. Sehingga dengan metode ini data-data dapat dikumpulkan dengan cermat, karena pengamat sendiri yang mengumpulkannya. Efektivitas metode ini  berkurang ketika organisasi menjadi besar dan luas, sehingga data yang harus dikumpulkan menjadi lebih kompleks dan banyak , waktu yang dibutuhkan menjadilebih lama.

2)      Melalui wawancara

Salah satu cara untuk menanggulangi banyaknya bagian yang harus diamati adalah dengan wawancara, yang dapat diwakilkan pada orang lain. Makin luas dan banykanya bagian dalam organisasi, akan makin banyak personil yang disiapkan untuk menjadi pewawancara. Namun demikian ketelitian dalam wawancara akan tergantung kepada pewawancara, sehingga hasilnya sedikit akan terpengaruhi wawancara.

3)      Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita)

Dalam hal ini koresponden diminta untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada pengamat. Angka-angka yang diberikan mereka mungkin hanya merupakan perkiraan saja.

Keuntungan metode ini adalah sangat murah dan meliputi daerah yang sangat luas. Sedangkan kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurang teliti.

4)      Melalui daftar pertanyaan

Metode ini akan lebih efesien dibandingakan dengan wawancara, karena melalui daftar pertanyaan ini proses pengumpulan data tidak memerlukan wawancara. Daftar pertanyaan dapat lansung diberikan kepada pembawa data, sehingga memungkinkan lebih cepat. Tetapi hal ini pun ada kekurangannya, yaitu bila pemberi data tidak mengembalikan daftar pertanyaan yang telah diisinya atau tidak mengisi sama sekali. Untuk mengatasinya maka pertanyaan-pertanyaan harus dibuat sesederhana mungkin, mudah dimengerti dan tidak perlu diberi penjelasan.

    b.      Pengolahan Data

Pengolahan data adalah sesuatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah-langkah perumusan atau pola-pola tertentu, untuk mengubah data menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya berguna.

Dalam ensklopedi administrasi (1989:109), dinyatakan bahwa : Data processing diterjemahkan sebagai pemrosesan keterangan. Dan berarti serangkaian aktivitas dalam bidang tatausaha yang mencatat, mengolah, mengirim atau menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasi secara cermat dan tepat.

Dalam melakukan pengolahan data diatas, maka diperliukan metode yang cocok atau sesuai dengan kebutuhan pengolahan data. Untuk itu Burch dan Stater (1974:27), mengungkapkan empat metode pengolahan data yaitu :

a)      Metode Manual, dalam metode ini semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan penting seperti pensil, pena, dan mistar hitung.

b)      Metode Elektromechanical, metode ini sesunggunnya merupakan gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang kepala sekolah yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting machine).

c)      Metode Punch Card Equipment

Dalam metode ini menggunkan semua alat yang dipergunakan apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit. Prinsip warkat unit ini adalah bahwa data mengenai seseorang, suatu objek, atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu. Sejumlah kartu mengandung data tentang subjek yang sama (misalnya daftar gaji dan inventaris) digabungkan bersama untuk membentuk suatu file.

d)     Metode elektronik komputer

Metode ini menggunakan komputer dalam mengelolah datanya. Komputer disini berarti suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu sistem unit pengolahan pusat dan alat keluaran.

    c.       Penyimpanan Data

Penyimpanan data termasuk didalamnya pengarsipan. Tujuan penyimpanan atau pengarsipan ini adalah :\

a)      Sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambil

b)      Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

Hal ini sejalan dengan yang di kemukakan oleh Burch dan Stater yang dikuti Moekijat (1986:23), bahwa : “ Penempatan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, mikrofilm. Agar data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali bila diperlukan.

    d.      Pengeluaran Data

Yang dimaksud dengan pengeluaran data atau informasi adalah memindahkan data atau informasi dari bagian SIM kebagian yang memerlukan, terutama pada pembuatan kebijakan. Sesuai dengan yang dikemukakan oleh Moekijat (1986:23) bahwa, “ pengeluaran data atau informasi adalah operasi memindahkan data dari suatu tempat ke tempat lain.”

Data informasi dikeluarkan, disesuaikan dengan kebutuhan. Pengeluaran data ini bukan hanya pengeluaran dari komputer atau alat-alat pengelolaan yang lainnya, tetapi dari bagian pengelolaan SIM/bank data dan informasi pada bagian lain atau pada pembuat kebijakan.

    D.    Studi Kasus

Membangun basis data dalam sistem informasi pendidikan nasional dewasa ini sangat memperhatikan data persekolahan. Untuk tercapainya keterpaduan menyeluruh maka telah ditetapkan jenis data yang harus dikirimkan dan untuk itu telah disiapkan format khusus. Demikian pula agar terkendalinya arus data, prosedur, dan waktu pengumpulannya pun telah ditetapkan. Ketetapn-ketetapan tersebut dibuat secara tersentralisasi. Untuk sekolah dasar, jenis data yang harus dicatat meliputi :

    Nomor Statistik Sekiolah (NSS)

    Identitas yang mencakup nama, alamat, status, tahun pendirian, dan waktu penyelenggaraan sekolah.

    Murid dan kelas yang mengikuti UN/UAS tahun ajaran lalu, pengiriman murid tingkat satu, murid baru tingkat satu  menurut umur, tingkat dan jenis kelamin, murid menurut agama, murid mengulang dan kelas menurut tingkat.

    Kepala sekolah, guru, dan pegawai lainnya menurut status kepegawaian , jenis kelamin, ijazah tertinggi, jabatan/penugasan.

    Ruang belajar yang meliputi status pemikiran dan kondisi.

BAB III

PENUTUP

Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan pengguna lainnya dalam cakupan organisasi formal atau informal atau pun perorangan.

Informasi itu sendiri merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan dapat bermakna bagi siapa saja yang menggunakannya. Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang  yang menggambarkan suatu obek, ide, kondisi ataupun situasi.

Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah : 1) perlu diidentifikasikan jenis informasi yang dibutuhkan; 2) perlu ditentukan sumber data dan informasi yang dibutuhkan; 3) perlu ditentukan siapa yang memerlukan data atau informasi tersebut dan kapan; 4) perlu dikomunikasikan informasi itu secara tepat, terpercaya kepada para pengguna.

Ada beberapa perasyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat  bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainnya, yaitu : 1) uniformty; 2) lengkap; 3) jelas; dan 4) tepat waktu.

Konsep dalam informasi manajemen memiliki beberapa karakteristik : 1) dalam suatu organiasi terdapat suatu bagian khusus sebagai pengelola SIM; 2) SIM merupakan jalinan lalu lintas data atau informasi dari setiap bagian di dalam orgnaisasi terpusat dibagian SIM; 3) SIM merupakan jalinan hubungan  antar bagian dalam organisasi melalui  satu bagian SIM; 4) SIM merupakan segenap proses yang mencakup : a) pengumpulan data; b) pengolahan; c) penyimpanan; d) pengambilan data; dan e) penyebaran informasi dengan cepat dan tepat. 5) SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pimpinan dapat membuat keputusan dengan cermat, cepat, dan tepat.